Au cours des 7 derniers mois j’ai travaillé aux côtés de Catherine Charmet, responsable des marchés, à la préparation de plus de 10 manifestations. Qu’ils soient sur le territoire français ou à l’étranger, chaque marché demande un travail méticuleux en amont. Afin de mieux le comprendre, je vais vous dévoiler ce qu’il se passe du côté des vendeurs français, de l’inscription à leur retour d’un salon.

  • Que se passe-t-il avant le marché ?

Le lancement d’un marché est marqué par la réservation d’un espace, des billets d’avion, des éléments de décoration, la liste d’acheteurs à inviter…6 mois à 1 an avant la manifestation. Une fois le budget de réalisation de la manifestation établi, nous déterminons les forfaits de participation à ladite manifestation puis nous envoyons aux adhérents de TV France International la note d’information qui leur permet de s’inscrire. Lorsqu’une inscription est reçue, elle est soumise à validation comptable tandis que nous remplissons 4 différentes listes : une liste pour les accréditations, une liste pour l’élaboration du stand (nombre d’espaces, de mobilier, de posters), une liste pour l’hôtel et une liste pour l’avion (le nombre de listes varie selon les forfaits proposés).

En collaboration avec Philippe Vacquié, responsable marketing, nous lançons ensuite les démarches afin d’établir les éléments du guide tout comme alimenter la Screening Room propre à chaque événement. Nous vous réclamons également les fichiers ou posters ou logos lorsque ceux-ci sont proposés comme élément de décoration du stand.

En parallèle, nous prenons contact avec le prestataire qui s’occupe des stands pour finaliser l’aménagement de notre stand en fonction du nombre de sociétés inscrites, réserver/adapter le mobilier nécessaire et également leur envoyer, au besoin, les logos et les fichiers pour les posters. Une fois les inscriptions closes, nous validons l’aménagement du stand tout comme le nombre d’accréditations, de chambres et de billets d’avion en envoyant les diverses listes aux prestataires concernés. En lien direct avec les organisateurs de la manifestation, nous leur réclamons tous les éléments qui vous sont indispensables à la bonne préparation de celle-ci et transmettons les éléments de facturation à Françoise Lebourg, notre administratrice. Selon le marché, nous devons passer plusieurs commandes pour organiser un cocktail sur notre stand.

Avec l’aide de Filmair, une caisse bleue est envoyée sur le salon. Cette caisse nous est très utile sur place : elle contient outre le matériel nécessaire sur place, des tours de cou, un cahier de rendez-vous, les guides TV France distribués sur place…

A une semaine du marché, nous préparons un email récapitulatif avec les importantes informations pour le participant : numéro du stand, horaires d’ouverture du marché, détail du transfert aéroport/hôtel,  confirmation de l’hébergement…

  • Pendant le marché, que faisons-nous ?

En arrivant sur un marché, nous suivons l’installation du stand. Nous réglons toute question avant l’ouverture du marché et l’arrivée des participants, parfois nous récupérons vos badges afin de vous les remettre dès votre arrivée à l’hôtel. Nous veillons également au bon accueil et à l’orientation des participations tout au long de la durée de la manifestation.

  • Et après ?

Le marché s’achève par le départ des participants et le démontage du stand.

Quelques jours après son retour, Catherine vous envoie un questionnaire et prépare un compte-rendu de votre participation qui est ensuite publié dans le Mag.

Puisque nous enchaînons les événements nous sommes toujours en préparation d’un marché. Certains mois sont plus chargés que d’autres comme celui de novembre où nous étions présents sur 3 marchés, pour lesquels nous avons géré 102 accréditations, 78 chambres d’hôtel, 28 billets d’avion.